Erfolgreiches Pilotprojekt: Kreiskasse führt digitalen Verwahrgeldworkflow ein

Der Verwahrgeldworkflow markiert einen weiteren Meilenstein in der Digitalisierungsstrategie der Kreisverwaltung Mayen-Koblenz. Statt unklare Einzahlungen auf Papier auszudrucken, werden sie nun als Aufgaben im digitalen Workflow erfasst. Diese Umstellung hat nicht nur die Effizienz gesteigert und bereits jetzt eine große Menge an Papier und Druckkosten eingespart, sondern auch die Nachvollziehbarkeit der Transaktionen erheblich verbessert. Unter anderem ermöglicht die Finanzsoftware, die Verbuchung der Kontoauszüge zu optimieren und für jeden Buchungsposten einen digitalen Kontoauszug bereitzustellen. Allein in den Monaten von Ende Juni bis Mitte September hat die Kreiskasse so etwa 4.300 Verwahrgeldaufgaben bearbeitet, was ungefähr 100 Aufgaben pro Tag entspricht. Obwohl es zu Beginn einige kleinere Anlaufschwierigkeiten gab, läuft der Workflow mittlerweile nahezu reibungslos.

Peter Mathis, Geschäftsführer der OrgaSoft Kommunal – Gesellschaft für kommunale Datenverarbeitung mbH, lobt die aktive Mitarbeit der Kreiskasse Mayen-Koblenz in der Pilotphase: „Die Kreisverwaltung Mayen-Koblenz gehört zu unseren engagiertesten Kunden, was die Einführung aktueller Digitalisierungslösungen anbelangt. Die aktive Mitarbeit der Kunden in der Pilotphase ist für uns von unschätzbarem Wert."

„Der Aufwand für die Pilotierung hat sich gelohnt, weil unsere eigenen Vorstellungen und Erfahrungen eingebracht werden konnten. Ich möchte an dieser Stelle ausdrücklich allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Kreisverwaltung danken, die sich positiv in die digitale Transformation eingebracht haben“, sagt  der Landrat und betont, dass die Kreisverwaltung Mayen-Koblenz in einer Zeit, in der die Digitalisierung einen immer größeren Stellenwert einnimmt, ein deutliches Zeichen setzt und zeigt, wie durch den gezielten Einsatz von digitalen Lösungen die Effizienz und Transparenz im Verwaltungsbereich gesteigert werden können. Zweifelsohne werden die Erfahrungen und Erfolge der Kreiskasse Mayen-Koblenz auch anderen Verwaltungen als inspirierendes Beispiel dienen, um den Weg in die digitale Zukunft erfolgreich zu beschreiten. So hat die positive Resonanz auf den Verwahrgeldworkflow schon jetzt dazu geführt, dass bereits einige Kommunalverwaltungen Interesse angemeldet haben und sich vor Ort bei der Kreiskasse Mayen-Koblenz ein Bild machen möchten.

Die Beta-Version des Verwahrgeldworkflows ist jüngst bei den Bopparder Tagen, der alljährlichen Hausmesse der OrgaSoft Kommunal, vorgestellt worden. Dabei betonte Geschäftsführer Peter Mathis auch, dass man die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung keinesfalls als Selbstzweck betreiben wolle, sondern für die Anwender einen merklichen Nutzen im Arbeitsalltag schaffen möchte. „Davon profitieren letztendlich auch die Bürger.“